[Datum]

Datum des Termins

[Klasse]

Jeder Termin muss einer Klasse zugeordnet werden (z.B. Anfänger, Fortgeschrittene, Springen etc.).

[Beginn]

Beginn des Termins (Uhrzeit)

[Dauer] / [Ende]

Es kann entweder die Dauer ausgewählt werden (z.B. 1 h) oder die konkrete Endzeit des Termins. Wählen Sie dafür im Dropdown-Menü statt "Dauer" die Option "Ende" aus.
Wenn Sie den Termin später kopieren möchten, empfiehlt sich die Länge des Termins über die Option Dauer zu steuern: Dann müssen Sie beim kopierten Termin die Endzeit nicht mehr manuell ändern, sondern die Endzeit wird automatisch über die Dauer eingestellt.
Wenn Ihnen allerdings in diesem Dialog die Höchstdauer von 3 h nicht ausreicht, können Sie auf die Option Ende wechseln, da hier auch Termine länger als 3 h konfiguriert werden können.

[Trainer/Mitarb.]

Wählen Sie den Trainer für diesen Termin aus und bei Bedarf weitere Mitarbeiter, die beim Termin den Trainer unterstützen.

[Ort]

Wählen Sie den Ort des Termins aus. Im Dropdown-Menü stehen die im System hinterlegten Orte zur Verfügung (kein Freitext möglich).

[Anzahl Teilnehmer]

Bestimmen Sie die Mindestteilnehmeranzahl: Solange diese noch nicht erreicht ist, erscheint der Termin im Stundenplan mit einem blauen, leeren Kreis. Beachten Sie: Wenn die Mindestteilnehmerzahl nicht erreicht wird, muss der Termin von Ihnen manuell storniert werden.

Sobald die Maximalteilnehmerzahl erreicht ist, kann sich kein Teilnehmer mehr einbuchen (ggf. nur noch auf die Warteliste).

[Hinweis]

Der Hinweis erscheint beim Aufruf des Termins und ist für die Nutzer sichtbar.

Anlegen

Sind Sie gerade dabei, einen neuen Termin anzulegen, erscheint nur der Button "Anlegen". Nutzen Sie diesen, um die ersten Basis-Daten des Termins zu speichern. Danach haben Sie die Möglichkeit, die Reiter Extra und Teilnehmer zu bearbeiten. Nach dem Anlegen stehen Ihnen zudem die anderen Optionen zur Verfügung: Speichern, Kopie, Stornieren und Löschen.

Speichern

Speichert die vorgenommenen Einstellungen bzw. Änderungen.

Kopie

Häufig möchte man gleiche Termine mehrmals anlegen, nur mit anderer Uhrzeit (z. B. mehrere Einzelstunden hintereinander). Dann kann man die Kopie-Funktion nutzen:

• Rufen Sie dazu einen bereits bestehenden und gespeicherten Termin auf.
• Ändern Sie die Einstellungen, die beim neuen kopierten Termin gelten sollen, z. B. eine andere Uhrzeit.
• Klicken Sie auf "Kopie" (statt "Speichern"!) und Sie erhalten den neuen Termin mit den gleichen Einstellungen des Ursprungstermins, aber mit geänderter Uhrzeit.
  

Stornieren

Alle Teilnehmer werden storniert, aber der Termin bleibt im Wochenplan mit einem roten X sichtbar.
Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie die Absage des Termins im Stundenplan dokumentieren bzw. den Nutzern zeigen wollen, dass der Termin "absichtlich" nicht stattfindet. Geben Sie ggf. im Feld [Hinweis] einen Grund ein, warum der Termin storniert wurde.

Löschen

Alle Teilnehmer werden storniert und der Termin erscheint nicht mehr im Stundenplan.
Nutzen Sie diese Funktion, um z. B. einen versehentlich angelegten Termin wieder zu entfernen.

[Info an Teiln.]

Wenn Sie einen bestehenden Termin ändern, in den schon Teilnehmer eingebucht sind, erfahren die Teilnehmer standardmäßig erst einmal nichts von der Änderung. Wenn es die Teilnehmer nicht direkt betrifft, wie z. B. Hochsetzen der Maximalteilnehmerzahl, ist es auch nicht unbedingt notwendig, dass sie darüber informiert werden.
Manche Änderungen sollte man den Teilnehmern mitteilen, wie z. B. die Änderung der Uhrzeit. Dann aktivieren Sie das Häkchen vor "Info an Teiln.", bevor Sie den Termin speichern und alle Teilnehmer erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail.
Wenn Sie den Termin stornieren, erhalten alle Teilnehmer automatisch eine Storno-Nachricht.

[Kostenpflichtig stornieren]

Wenn der Termin durch den Betrieb storniert wird, geht man davon aus, dass der Termin für die Teilnehmer kostenlos storniert wird, d. h. dass die Teilnahme wieder gutgeschrieben wird. In seltenen Fällen ist es notwendig, dass die Teilnahme nicht erstattet werden soll.

Beispiel: Eine Stunde mit Stammplätzen wurde fälschlicherweise an einem Feiertag angelegt, obwohl die Stunde laut Vertragsbedingungen an Feiertagen nicht stattfindet und dies auch schon in den Kosten für den Stammplatz einkalkuliert ist.