Der Einzug per SEPA-Datei wird über den Dialog Verwaltung > Abrechnung > SEPA-Einzug gesteuert.

Bei Verträgen und anderen Karten, die Sammel-Rechnungen zugeordnet sind, wird die SEPA-Datei i.d.R. automatisch erzeugt. Sie finden die Datei dann am Morgen nach der Fälligkeit im Download-Bereich des SEPA-Dialogs (unten auf der Seite "Offene Posten").

Bei Einzel-Rechnungen werden die offenen Rechnungen auf der ersten Seite des SEPA-Dialogs "offene Posten" aufgelistet. Hier landen auch Sammel-Rechnungen, wenn Sie diese losgelöst vom Rechnungslauf manuell angestoßen haben oder wenn die Einzugsermächtigung unvollständig oder fehlerhaft war.

Wird bei einem Posten im Feld SEPA-Mandat eine rote Fehlermeldung angezeigt, so prüfen Sie die Einzugsermächtigung der Person in der Benutzerverwaltung auf Seite DATEN 2. Wenn die Daten in Ordnung sind, wird die grüne IBAN angezeigt.

Achtung: Generieren Sie eine SEPA-Datei nur, wenn Sie diese Datei tatsächlich benötigen und umgehend verarbeiten wollen, also nicht "nur zum Test". Mit der Generierung werden die offenen Posten in einen Wartestatus versetzt ("im Einzug") und stehen für weitere Aktionen nicht mehr zur Verfügung. Sollte dies versehentlich passieren, müssen Sie den Einzug stornieren.

Wenn Sie eine SEPA-Datei mit allen offenen Posten erzeugen wollen, haken Sie die Checkbox "Alle" an. Wenn Sie nur ausgewählte Posten berücksichtigen wollen, haken Sie nur diese an. Klicken Sie anschließend auf den Button SEPA-DATEI. Ein kleiner Dialog zeigt Ihnen sicherheitshalber nochmals die Anzahl und Summe an. Bestätigen Sie, wenn dies in Ordnung ist. Je nach Menge der Posten kann die Generierung der Datei ein paar Sekunden dauern. Anschließend wird der Download im Dialog angeboten. Die Rechnungen, die in der SEPA-Datei landen, werden in den Status "im Einzug" gesetzt, alle anderen bleiben im Status "offen".

Sie finden den Download-Link auch nachträglich noch für 30 Tage im Download-Bereich.

Laden Sie die Datei herunter, speichern sich diese an einem geeigneten Ort und importieren Sie sie dann von dort in Ihr Bankprogramm. Das Bankprogramm sollte dann alle offenen Posten als Lastschriftaufträge aufführen, so dass Sie diese nochmals prüfen und dann versenden können.

Mit der Generierung erhält der Benutzer automatisch eine Mail, in der ihm der Einzug der aufgeführten Positionen angekündigt wird.