Im laufenden Betrieb

Allgemeines

Die Mitgliederdaten bauen auf den Benutzerdaten auf und erweitern diese um vereinsspezifische Informationen. Um ein neues Mitglied anzulegen, muss dieses zuerst als Benutzer existieren. Auch dann, wenn dieses Mitglied vielleicht keine Termine im Reitbuch buchen will (z. B. passive Mitglieder).

Ob ein Benutzer Mitglied ist oder nicht, entscheidet seine gespeicherte Mitgliedsklasse. Der Benutzerstatus (AKTIV, INAKTIV) ist dabei aber nicht an die Mitgliedsklasse (z. B. Aktiv(M), Passiv(M), Nicht(N)) gekoppelt, d.h. ein aktives Mitglied kann auch als inaktiver Benutzer gespeichert sein (und sich somit nicht am Reitbuch anmelden), wie auch ein passives Mitglied durchaus als aktiver Benutzer eingetragen sein kann (weil er beispielsweise Verwaltungsaufgaben im Reitbuch übernimmt). In der Regel werden aktive Mitglieder aber sicherlich auch aktive Benutzer sein, um sich an Terminen anmelden zu können.

Beginn einer Vereinsmitgliedschaft

Bei Mitglieds-Beginn sollte man auf jeden Fall:

unter Abrechnung > Verträge oder Verein > Mitglieder einen neuen Vertrag anlegen und unter VEREIN bzw. BEITRAG die entsprechenden Vertragspositionen (Mitgliedsbeitrag) mit Beginn-Datum hinzufügen. Je nach Bedarf können Sie auch eine einmalige Aufnahmegebühr sowie eine Arbeitsstundenkarte ergänzen.
zum Termin die Mitgliedsklasse von "Nicht(N)" auf z. B. "Aktiv(M)" ändern (man kann dies gleich beim Hinzufügen der Vertragsposition - siehe oben - oder unter Verein > Mitglieder > "Geplante Änderungen" terminieren)
zu statistischen Zwecken das Eintrittsdatum eintragen (man kann dies auch gleich beim Hinzufügen der Vertragsposition - siehe oben - oder unter Verein > Mitglieder vornehmen)

Optional:

Falls Sie auch Arbeitsstunden über das Reitbuch verwalten, legen Sie eine neue Arbeitskarte ab Mitgliedsbeginn an. Bei unterjährigem Eintritt sollten Sie via "Sonderkonditionen" anteilige Stunden und Gebühren einstellen (siehe Abschnitt Arbeitsstunden > Kartenzuweisung > "Manuelle Zuweisung").

Wenn ein Mitglied z. B. volljährig geworden ist und im neuen Jahr eine Arbeitskarte für Erwachsene statt Jugendliche erhalten soll, sollten Sie vor der automatischen Zuweisung zum Jahreswechsel die alte Arbeitskarte beenden und die neue beginnen lassen.

Ende einer Vereinsmitgliedschaft

Bei Mitglieds-Ende sollte man auf jeden Fall:

die Vertragsposition (Mitgliedsbeitrag) unter Abrechnung > Verträge > VEREIN oder Verein > Mitglieder > BEITRAG über BEARBEITEN auf das Ende-Datum setzen, damit keine weiteren Gebühren berechnet werden. Wenn die Person auch sonst an nichts mehr teilnehmen wird, kann man unter Abrechnung > Verträge > VERTRAG auch das Ende-Datum des gesamten Vertrags setzen, dann enden alle Gebühren darin zum gleichen Datum.
zum Termin die Mitgliedsklasse von z. B. "Aktiv(M)" auf "Nicht(N)" ändern (man kann dies auch gleich beim Setzen des Ende-Datums in der Vertragsposition - siehe oben - oder unter Verein > Mitglieder > "Geplante Änderungen" terminieren)
zu statistischen Zwecken das Austrittsdatum eintragen (man kann dies auch gleich beim Setzen des Ende-Datums in der Vertragsposition - siehe oben - oder unter Verein > Mitglieder vornehmen)

Optional:

Wenn Sie auch Arbeitsstunden über das Reitbuch verwalten, beenden Sie die Arbeitskarte zum Ende der Mitgliedschaft.
Falls die Mitgliedschaft zwingend ist, könnten Sie den Nutzer zum Termin auch auf INAKTIV setzen, damit er sich nicht mehr anmelden kann.
INAKTIV-Nutzer sind beim Mailing standardmäßig ausgeklammert, aber um sicher zu gehen, dass er keinesfalls mehr Mails bekommt, könnten Sie in der Benutzerverwaltung die Mailadresse sich ins Notizfeld kopieren und dann über den blauen Briefumschlag bei der Mail und die unterste Option die Adresse im Mailfeld löschen.
Auf Dauer können Sie den Nutzer auch löschen, aber wegen etwaiger Rückfragen sollte man das vielleicht erst nach einer gewissen Wartezeit machen.
Ggf. Familienmitgliedschaft korrigieren.
Ggf. Guthaben ausbuchen.

Auswertungen

siehe auch: Verein > Listen

In der Regel müssen Sie als Verein jährlich eine Bestandsmeldung über Ihre Mitgliederzahlen an den regionalen Landessportverband oder Landessportbund abgeben. Die Funktion "Bestandsmeldung" hilft Ihnen dabei, eine Tabelle so zu exportieren, dass sie zu den Vorgaben Ihres regionalen Verbandes passt und direkt übermittelt werden kann. Achten Sie dafür stets darauf, dass Ihre Mitgliederdaten korrekt gepflegt sind und den Stand in der Realität widerspiegeln.
Mit der Funktion "Stimmen/Jubilare" können Sie sich z. B. Mitglieder nach Mitgliedsdauer oder runden Geburtstagen anzeigen lassen.
Weitere Auswertungen finden Sie unter Verein > Listen.