In der klassischen Form ist die Wertkarte prepaid. Der Reiter kauft zunächst ein Wertguthaben (z. B. 100 EUR) und lädt damit sein Konto auf. Nun kann der Reiter damit Termine zu unterschiedlichen Preisen buchen, so lange er über genug Guthaben verfügt. Spätestens dann, wenn sein Guthaben aufgebraucht ist, muss er neues Guthaben bestellen. Beim Buchen eines Termins wird ihm der Preis unmittelbar vom Konto abgezogen. Er kann also nur soviel buchen, wie er gekauft hat und der angezeigte Kontostand spiegelt wieder, wieviel er noch buchen kann. Storniert er den Termin rechtzeitig, wird ihm der Preis wieder gutgeschrieben.
Diese Form ist bewährt und einfach sowie für jeden Reiter gut nachzuvollziehen, auch wenn es insbesondere bei "krummen" Beträgen manchmal mehr Kopfrechnen erfordert wie etwa eine Stundenkarte, die in ganzen Unterrichtseinheiten rechnet.
Der Vorteil gegenüber einer Stundenkarte liegt in der flexiblen Preisgestaltung. Wir können die Preise festlegen in Abhängigkeit von
- Benutzerklasse (also z. B. Erwachsen, Jugendlich)
- Terminklasse (z.B. Longe, Abteilung, Dressur, Springen,...)
- Tierklasse (z.B. Schulpferd, Privatpferd)
- Mitgliedsklasse (z.B. aktives Vereinsmitglied, Nichtmitglied)
Grundsätzlich ist diese Unterscheidung auch bei Stundenkarten möglich - hier benötigen wir dann aber für jeden Preis eine eigene Karte und damit dann auch ein eigenes Konto, weil z.B. eine Karte fürs Springen einen anderen Wert hat als eine Karte für Longe und insofern die Stunden nicht gemischt werden können. Wenn Sie Ihre Preise nach Erwachsen/Jugendlich, Schul-/Privatpferd und Mitglied/Nichtmitglied unterscheiden (was durchaus üblich ist), dann benötigen Sie pro Terminklasse bereits 8 verschiedene Karten - da wird es dann schnell unübersichtlich. Hat ein Reiter zunächst eine 10er Karte für Longe erworben und kann nach 5 Einheiten in die Gruppenstunde wechseln, so hat er dann neben seinem neuen Gruppenkartenkonto noch 5 Stunden auf der Longekarte übrig, mit denen er erst mal nichts weiter anfangen kann. Bei der Wertkarte werden diese unterschiedlichen Preise gegen das gleiche Konto gerechnet.
Sie können bei der Wertkarte also preislich viel feiner unterscheiden, ohne an Übersicht zu verlieren. So könnten Sie z. B. "Einzeln (30min)", "Einzeln (45min)" und "Einzeln (60min)" zur Auswahl anbieten oder auch Einzel * / ** / *** bei Reitlehrern mit unterschiedlichem Ausbildungslevel. Sie können aber auch Preise definieren für unregelmäßig oder selten stattfindende Veranstaltungen, für die sich 10er Karten nicht lohnen würden, wie z. B. Theoriestunden oder Ausritte zu besonderen Zielen.
Die Beträge an Guthaben, die der Reiter zum Kauf auswählen kann, werden über die Konfiguration vorgegeben (Guthabenstaffel). So werden Fehlbedienung und Extremwerte vermieden. Da jeder Kaufvorgang auch Verwaltungsaufwand für Sie darstellt, empfiehlt es sich, den Mindestbetrag nicht zu klein zu wählen, beispielsweise den Wert von vier bis fünf Stunden - so haben Sie einen ähnlichen Effekt wie bei einer 5er Karte. Eine Einschränkung gegenüber der Stundenkarte ist, dass bei der Wertkarte nicht über die Anzahl an Stunden rabattiert werden kann. Öfter sieht man Karten wie "1x Springen", "5x Springen" und "10x Springen", wobei der Preis pro Stunde umso günstiger wird, je mehr man kauft, also Mengenrabatt. Sie haben dann allerdings auch wieder 3 Karten, deren Stunden Sie nicht mischen können. Bei der Wertkarte können wir nicht vorhersagen, ob der Reiter mit seinem Guthaben 10x Springen, 10x Dressur oder 4x Springen und 6x Dressur reitet, daher bleibt der Preis über die Anzahl gleich. Wir können aber einen Mengenrabatt über das erworbene Guthaben gewähren. So könnte man z. B. einstellen, dass 100 EUR Wert den Preis von 100 EUR kosten, 200 EUR Wert aber schon für einen Preis von 190 EUR zu erwerben sind und 300 EUR Wert für 275 EUR. Auf diese Weise lässt sich ein ähnlicher Effekt erreichen, ohne noch mehr Karten und Konten zu haben.
Des Weiteren kann der Preis auch in Abhängigkeit davon definiert werden, ob zum Termin eine gültige Basiskarte oder Vertrag vorliegen. So kann für jemanden, der z.B. eine monatliche Hallennutzungsgebühr bezahlt, der Einzelpreis günstiger sein, als für andere Reiter. Dieser Mechanismus kann auch genutzt werden, um das Abo noch attraktiver zu gestalten: angenommen, eine Reitstunde kostet regulär über die Wertkarte 25 EUR und im Schnitt im Abo 20 EUR, dann könnte man einstellen, dass der Einzelpreis für einen Abobesitzer über die Wertkarte ebenfalls 20 EUR beträgt. Der Reiter würde so also nicht nur die erste Stunde in der Woche über das Abo vergünstigt bekommen, sondern ggf. auch weitere Stunden, die er separat über die Wertkarte dazu bucht.
Noch flexibler wird die Wertkarte durch die Optionen, die in den nachfolgenden Abschnitten beschrieben sind.
Im Normalfall ist es kein Problem, dass oft ein Rest auf der Wertkarte verbleibt, der nicht mehr für eine ganze Stunde reicht, weil der Reiter dann ohnehin neues Guthaben nachkauft. Etwas schwieriger ist es, wenn der Reiter nicht mehr zum Reiten kommen möchte. Ein Tipp: über die Guthabenkorrektur können Sie dem Reiter auch einen krummen Betrag verkaufen, so dass der Rest auf den Wert einer Stunde aufgestockt und somit dann restlos abgeritten werden kann. Leider wird beobachtet, dass es bei Wertkarten häufiger zu Forderungen nach Rückerstattung kommt wie bei Stundenkarten - durch die Anzeige in Währung kann sich der Reiter mehr Verwertungsmöglichkeiten vorstellen wie bei einer Stundenanzahl und mancher mag es mit einem Bankkonto verwechseln.
Dazu eine Anmerkung und Empfehlung (Wichtiger Hinweis: ich bin kein Anwalt und die nachfolgende Aussage ist nur eine persönliche Einschätzung ohne jegliche Gewähr und auch nur auf Deutschland bezogen!): meiner Kenntnis nach ist ein Wertkartenguthaben genauso wie ein Stundenkartenguthaben als Gutschein zu betrachten und hat insofern nach BGB im Regelfall eine Gültigkeit von drei vollen Kalenderjahren. Es besteht aber keine Verpflichtung, dieses Guthaben auszubezahlen, so lange Sie Ihre Leistungen weiter anbieten und der Reiter insofern die Möglichkeit hat, das Guthaben zu verreiten (vergleichbar mit einem Kino-Gutschein oder dem Guthaben auf einer Prepaid-Telefonkarte). Es ist aber wichtig, dass Sie dies dem Reiter unmissverständlich und unübersehbar mitteilen. Ich empfehle daher, den Parameter "HinweisKartenkauf" mit folgendem Text zu befüllen, der unter jedem Kauf und in der Bestätigungsmail angezeigt wird (ist bei neuen Kunden standardmäßig vorbelegt):
Keine Rückzahlung möglich. Gekauftes Guthaben kann im Zeitraum von drei Kalenderjahren abgeritten werden.
Zusätzlich empfiehlt es sich, in Ihren eigenen AGB/Nutzungsbedingungen, denen bei jedem Kauf zugestimmt werden muss, eine vergleichbare Aussage aufzuführen.
Konfiguration
1) Karte anlegen unter Konfiguration > Karten
Hinweis: In den meisten Fällen dürfte bereits bei der Einführung eine Wertkarte angelegt worden sein. Mehrere Wertkarten sind möglich, aber eher unüblich. Im Zweifel empfiehlt sich Rücksprache mit uns.
Auf der ersten Seite DATEN sind folgende Einstellungen möglich:
