Wenn Sie sich in der Testphase mit dem System vertraut machen konnten und in der Einführungsphase schon die meisten Benutzer an Bord geholt haben, können Sie dem Starttermin relativ gelassen entgegen sehen.

Erfahrungsgemäß gibt es leider immer ein paar Nachzügler und welche, die gegen jegliche Änderung sind, aber das Gros der Benutzer wird sich über die Umstellung freuen.

Damit Ihre Benutzer das Reitbuch / den Hundeplan gut finden, sollten Sie einen Link von Ihrer Homepage darauf setzen.

Umgang mit Restguthaben

Ein Thema für die Umstellung ist noch die Frage nach den Restguthaben. Wenn Sie überwiegend mit Monatskarten arbeiten, dann starten Sie am besten am Ersten eines Monats – so können Sie einfach den vorigen Monat nach dem alten System abwickeln und den neuen Monat dann im Reitbuch freischalten.

Wenn Sie mit Stundenkarten arbeiten, dann werden sicherlich noch Restguthaben auf alten Karten vorliegen. Wir raten davon ab, einen Mischbetrieb mit alten (Papier-) und neuen (Reitbuch- / Hundeplan-)Karten zu fahren, da es so schnell unübersichtlich wird und auch zu Überbelegungen von Terminen kommen kann, wenn Teilnehmer ohne Online-Anmeldung kommen. Sie sollten das Restguthaben über eine Guthabenkorrektur auf das Online-System übertragen (s. Abschnitt Benutzer > Guthaben). Dies muss nicht zwingend am Tag der Umstellung erfolgen. Oft kaufen Benutzer schon in der Einführungsphase neue Guthabenkarten, so dass sie nahtlos weiter buchen können. Das Restguthaben kann auch noch nachträglich dazu gebucht werden – Sie sollten nur auf eine eindeutige Angabe zum Grund achten (z. B. „Restguthaben“), damit es auch später noch jederzeit nachvollziehbar ist.

Sind die Karten im Besitz der Benutzer, so können Sie diese auffordern, in den Tagen nach der Umstellung bei Ihnen zur Übertragung vorbei zu kommen. Sind die Karten bei Ihnen im Büro, so empfiehlt es sich, diese Guthaben zeitnah zum Umstellungstermin zu zweit nach dem Vier-Augen-Prinzip ins Reitbuch zu übertragen. Dokumentieren Sie die Übertragung durch eine Notiz auf der Karte und bewahren Sie diese für Rückfragen auf.

Möglichkeiten bzw. Ablauf der Gutschrift:

• Voraussetzung ist, dass die Person geeignet freigeschaltet ist (siehe Benutzerverwaltung Seite ZUORDNUNG)
• Wenn Sie auf die 10er Karte gutschreiben wollen, gehen Sie in die Benutzerverwaltung zur Person auf die Seite GUTHABEN, wählen dort die Karte beim grünen Plus aus und drücken auf das grüne Plus, um ein leeres Konto hinzufügen (falls die Karte nicht angeboten wird, passt die Freischaltung nicht). Anschließend können Sie bei dem Konto auf den gelben Bearbeiten-Button drücken und geben dann im Korrektur-Dialog die Anzahl Stunden ein.
• Wenn Sie auf die Wertkarte gutschreiben wollen, dann legen Sie wie oben beschrieben mit dem grünen Plus eine leere Wertkarte an, rechnen die Stunden in Euro um und geben sie diesen Euro-Betrag im Korrektur-Dialog ein.
• Wenn Sie das Restguthaben auf einen Vertrag anrechnen wollen, dann können Sie beim Anlegen des Vertrags die Sonderkonditionen anhaken und dann den Preis 1. Karte individuell ermäßigen. Ggf. kann man nach dem Anlegen auch noch weitere Monate per Preiskorrektur verringern.

Umgang mit "Nachzüglern"

Rechnen Sie in den ersten Tagen damit, dass der eine oder andere Teilnehmer die Umstellung noch nicht mitbekommen oder sich noch nicht registriert hat. Der Trainer sollte – wie sowieso generell – vor oder nach der Stunde kurz kontrollieren, ob die Belegung mit der Buchung übereinstimmt und ggf. den einen oder anderen – je nach Kulanz – anfangs evtl. noch nachbuchen (s.a. Abschnitt Termine > Tagesplan > Teilnehmer hinzufügen). Wenn Sie hier nach wenigen Tagen Übergangsfrist konsequent nur noch angemeldete Benutzer zur Teilnahme zulassen, werden Sie aber auch recht schnell „träge“ Zeitgenossen mit ins Boot bekommen.

Zwar hat der Trainer generell auch die Möglichkeit, Anmeldungen z. B. per Telefon entgegenzunehmen und für den Benutzer zu buchen, aber die gewünschte Reduzierung des Verwaltungsaufwandes werden Sie nur hinbekommen, wenn Sie dies auf absolute Ausnahmen beschränken und ansonsten die Teilnehmer konsequent zur Online-Buchung verpflichten. Und Sie werden sehen, dass auch skeptische Kollegen nach den ersten Buchungen recht schnell die Vorteile so eines Systems erkennen. Die jüngere Generation wird ohnehin das System wie selbstverständlich über ihre Smartphones nutzen.