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Nachholen

Es sind verschiedene Varianten möglich, wie sich das System bei einer Terminstornierung verhält.

Generell gehört ein Guthaben immer zu dem Zeitabschnitt, für den es angelegt wurde. Bei Wochenzählung ist dies eine bestimmte Kalenderwoche (die "Original-Woche"), bei Monatszählung ein bestimmter Kalendermonat (der "Original-Monat").

Buchung nur im Original-Zeitraum

Standardmäßig ist Guthaben nur in der Original-Woche bzw. dem Original-Monat gültig (Konfiguration: Nachholen = 0). Hat der Benutzer einen Stammplatz, so wird dieses Guthaben i.d.R. bereits beim Anlegen der Woche für den Stammplatz-Termin in dieser Woche verwendet und ist in diesem gebunden. Storniert der Benutzer seinen Stammplatz-Termin rechtzeitig vor Ablauf der Stornofrist, so wird dieses Guthaben freigesetzt und er kann damit innerhalb des Original-Zeitraums einen anderen Termin buchen (sofern er und die Karte für diesen Termin freigeschaltet sind und ein Platz frei ist). Bei Wochenzählung kann er sich also nur innerhalb der gleichen Kalenderwoche einen neuen Platz suchen. Findet er keinen, so verfällt das Guthaben (oder genauer: es bleibt stehen, aber er kann es nicht mehr nutzen).

Nachholen (2-stufig)

Wenn Sie gegenüber dem Benutzer kulant sein wollen, können Sie einstellen, dass er sein Guthaben auch noch in einem späteren Zeitraum nutzen kann. Bei Wochenzählung werden hier oft z.B. zwei oder drei Wochen gewährt, sodass der Benutzer auch bei längerer Krankheit oder bei Urlaub seine Stunden noch danach nehmen kann (Konfiguration: Nachholen = 2 oder 3 bei Wochenzählung; bei Monatszählung bedeutet Nachholen = 1 eine Verlängerung um 1 Monat).

Bedenken Sie aber: je länger Sie ein Nachholen zulassen, desto eher wird z.B. der Reiter - wenn er bei schönem Wetter noch ein zweites Mal in der Woche reiten möchte - auf altes Guthaben zurückgreifen können und entsprechend diesen weiteren Termin nicht separat dazu kaufen. Sie verschenken hier also u.U. zusätzlichen Umsatz. Außerdem können sich so z.B. nach Schulferien größere Mengen an Nachholstunden ansammeln, die dann zu einer Überfüllung der Termine nach den Ferien führen. Bedenken Sie auch, dass Sie durchaus in Härtefällen über die Guthabenkorrektur das Verfallsdatum jeder einzelnen Woche individuell anpassen können - bei der Abwägung, wie lange Sie ein Nachholen zulassen wollen, sollten Sie sich also nicht von dem Extremfall "gebrochenes Bein" leiten lassen, sondern ob Sie auch bei jedem Wehwehchen oder dem selbst gewählten Urlaub kulant sein wollen.

Um nun aber trotz eingestelltem Nachholen eine möglichst gleichmäßige Auslastung Ihrer Termine zu erzielen und auch ein Weiterschieben und somit Unterwandern Ihrer Fristen zu verhindern, ist das Nachholen im Reitbuch in 2 Stufen gelöst. Es ist bewusst NICHT so, dass das Guthaben einfach für die gesamte Zeit (Original-Woche plus Nachhol-Wochen) gleichermaßen gültig ist.

Beispiel: Sie haben 2 Wochen Nachholen eingestellt. Wenn der Benutzer nun heute einen Termin in der nächsten Woche storniert und damit in der nächsten Woche eine Stunde gut hat, dann kann er

  • NICHT schon diese Woche mit dem Guthaben etwas buchen (kein Vorholen),
  • NICHT schon heute einen Termin in der übernächsten Woche damit buchen,
  • Heute NUR in der nächsten Woche (der Original-Woche) einen Ersatztermin buchen (1. Stufe).
  • Erst wenn die Original-Woche komplett vorbei ist, steht die Stunde für ein Nachholen in Folge-Wochen zur Verfügung (2. Stufe). Der Benutzer soll - wenn irgend möglich - das Guthaben in der Original-Woche verwenden, um weiterhin die gleiche Auslastung zu bekommen. Erst nach Ablauf der Original-Woche kann es definitiv nicht mehr in ihr genutzt werden. Das Nachholen soll eine Kulanz bleiben - das muss dem Benutzer ggf. nahe gebracht werden.
  • Aber auch beim Buchen in der Folge-Woche wird zunächst das Guthaben der jeweiligen Woche verwendet, bevor auf Nachhol-Guthaben zurückgegriffen wird. So wird verhindert, dass der Benutzer das Guthaben immer weiter schiebt und die von Ihnen gesetzte Frist unterläuft.

Zur Veranschaulichung noch ein weiteres Beispiel aus der Praxis (es gilt ebenfalls 2 Wochen Nachholen):

  • Eine Reiterin hat in KW28 und KW30 storniert sowie in KW30 neu gebucht. Nun möchte Sie in KW31 ein zweites Mal reiten und ist enttäuscht, dass dies nicht möglich ist.
  • Auf die Schnelle betrachtet mag die Erwartung sein: ich habe in KW30 die Stunde von KW28 nachgeholt und möchte nun in KW31 die Stunde von KW30 nachholen.
  • Streng genommen hat sie aber nur in KW28 einmal ausgesetzt, in allen anderen Wochen ist sie einmal geritten. Würde sie in KW31 ein zweites Mal reiten, hätte sie das ausgefallene Reiten von KW28 erst in der 3. Woche nachgeholt, also die Stunde weiter geschoben als zulässig.
  • Genau dies wird durch die Logik im Reitbuch verhindert:
    • Das erste Storno erfolgt in KW28, im Guthaben von KW28 ist ein Nachholdatum vom 26.07. (Ende KW30) hinterlegt.
    • Für die Neubuchung in KW30 wird zuerst auf das Original-Guthaben von KW30 zurückgegriffen. Trotz Storno und Neubuchen ist es immer noch das erste Mal in KW30 und somit noch kein wirkliches Nachholen.
    • In KW31 ist das Guthaben von KW28 nicht mehr gültig und es ist auch kein Guthaben von KW30 übrig - ein zweites Mal reiten ist in der 3. Woche nach dem Storno nicht mehr möglich.
    • In KW30 hätte sie durchaus ein zweites Mal reiten können - in der 2. Woche nach Storno war das Guthaben noch gültig.
    • Das Bild zeigt aber auch, wie man der Reiterin bei einem triftigen Grund ggf. helfen kann: wählt man in der Guthabenkorrektur das Guthaben von KW28 aus, kann man das Nachholdatum manuell auf den 02.08. ändern - dann könnte sie es noch in KW31 nutzen.




1-stufiges Nachholen

Ab Version 2022 kann auch diese Variante gewählt werden, bei der der Nutzer die Unterrichtseinheit sofort nach dem Storno sowohl für die Originalzeit wie auch gleich für die gesamte Nachholzeit verwenden kann. Diese Variante kommt dem Nutzer entgegen und entspricht auch eher dem erwarteten Verhalten des Systems. Dennoch empfehlen wir diese Variante nicht, weil der Nutzer damit nicht so sehr zu einem regelmäßigen Erscheinen angehalten wird. Die Vorteile des 2-stufigen Nachholens kommen hier nicht zum Tragen.

Vor-/Nachholen

Ab Version 2022 kann bei Stammplatzkarten auch ein freies Vor- und Nachholen eingestellt werden, d.h. wenn der Nutzer heute einen Termin in der nächsten Woche storniert, kann er diese Einheit sofort auch in der aktuellen Woche oder der nächsten (Original-)Woche oder auch in der gesamten Nachholzeit nutzen. Wir empfehlen diese Variante ausdrücklich NICHT, weil dem Nutzer damit auch allerlei Unfug ermöglicht wird. Beispielsweise könnte der Nutzer jetzt einen Termin im nächsten Monat stornieren und dieses Guthaben für eine Teilnahme in dem aktuellen Monat nutzen. Wenn er dann das Abo zum Ende des aktuellen Monats kündigt und Sie dies kulanterweise zulassen, aber nicht nochmal im Detail das Guthaben prüfen, hätte er die vorgezogene Einheit kostenlos genutzt.

Kein kostenfreies Storno

Stammplatzkarten lassen sich auch so einstellen, dass nur das System den Stammplatz buchen kann, der Benutzer diesen Stammplatz aber nicht kostenfrei stornieren und somit das Guthaben nicht freisetzen kann. Er kann nur kostenpflichtig (ersatzlos) stornieren. Diese Variante kommt selten zum Einsatz und dann i.d.R. auch nur in speziellen Kursveranstaltungen, wo ein "Fremdbuchen" nicht gewünscht ist. Für normale Stammplätze ist es nicht zu empfehlen, da es doch recht "hart" ist und der Nutzer so auch keinen Anreiz hat, frühzeitig zu stornieren, da er ohnehin nicht davon profitiert. Es ist dann eher zu beobachten, dass Nutzer beim Stornieren nachlässig werden oder sogar das System nicht mehr regelmäßig nutzen. Letztlich ist es für den Trainer aber auch nicht befriedigend, wenn ein Termin zwar als voll angezeigt wird und bezahlt ist, aber niemand kommt und er alleine da steht. Wenn die Nutzer beim Stornieren etwas zurückbekommen, gewöhnen sie sich das Stornieren eher an und können vielleicht auch mal eine Lücke füllen, die durch das Storno einer anderen Person entstanden ist, so dass die Termine gleichmäßiger gefüllt sind. Ein wichtiger Vorteil vom Reitbuch ist ja auch, dass alle Beteiligten flexibler agieren können.

Konfiguration

Unter Konfiguration>Karten können Sie Änderungen an der Nachholfrist vornehmen.

  • Wenn Sie die Auswahl neben "Nachholen/KW" auf 0 stellen, dann darf der Kartennutzer die Buchung nur in der ursprünglichen Woche, für die das Guthaben gedacht war, durchführen, nicht aber in einer anderen Woche. Sprich: Wenn ein Nutzer seinen Termin für nächste Woche rechtzeitig storniert, so darf er sich in der Kalenderwoche des stornierten Termines einen neuen Termin suchen, nicht aber später oder früher.
  • Wenn Sie die Auswahl neben "Nachholen/KW" auf 4 stellen, dann kann der Kartennutzer den Termin in der ursprünglichen Woche und in den darauffolgenden vier Wochen nachholen. Ähnlich verhält es sich mit anderen Zahlen.
  • Wenn Sie kein Nachholen zulassen und dementsprechend auch kein kostenfreies Stornos für Nutzer anbieten wollen, können Sie den Punkt "kein kostenfr. Storno" verwenden. Die Teilnehmer bekommem dann nur die Stunde gutgeschrieben, wenn Sie bzw. der Betrieb den ganzen Termin kostenfrei stornieren/absagen.


Hinweis: Ein kleiner Nachteil dieser Einstellung ist, dass in dem Fall einer betrieblich veranlassten Absage die Teilnehmer nur in der Woche der stornierten Reitstunde nachholen können.
Wenn Sie bei der betrieblichen Stornierung einen längeren Zeitraum für das Nachholen erlauben wollen (z.B. 4 Wochen), dann können Sie auf der Seite DATEN das Feld neben "Nachholen/KW" bei 4 belassen und dafür auf der Seite EXTRA die max. Anzahl der "Max. Stornos" auf 0 stellen. Damit kann der Reiter ebenfalls nicht selbstständig kostenfrei stornieren, jedoch wird ihm bei einem kostenfreien Storno seitens des Betriebes ein Nachholzeitraum von 4 Wochen zusätzlich zu der ursprünglichen Woche, dementsprechend 5 Wochen, gewährt.


[Max Stornos]

Unter diesem Feld können Sie des Weiteren einstellen, wie viele Nachholtermine dem Teilnehmer über Stornierungen auf einmal gewährt werden sollen.

Denn wenn jemand einen Termin storniert, hat er erst mal 1 Einheit zum Nachholen.

Würde er dann den nächsten Termin stornieren, ohne schon die 1 Einheit nachgeholt zu haben, hätte er normalerweise 2 Einheiten gut. Wenn man in der Konfiguration auf Max Storno = 1 beschränkt, dann wäre das 2. Storno kostenpflichtig bzw. er bekäme dafür nichts gutgeschrieben. Außer, wenn er dann für die 1. Einheit schon einen Nachholtermin bucht oder wenn diese Einheit auf Grund des Verfallsdatums verfällt.

Der Reiter kann also schon auch öfter stornieren und neu buchen, sofern er passende Plätze findet. Er kann aber nicht viel Guthaben ansammeln, sondern nur die begrenzte Anzahl, alles darüber hinaus müsste er bezahlen. Über diese Option kann man beispielweise verhindern, dass sich ein Schüler immer wieder sprunghaft und vorschnell einbucht, nur um knapp vor dem Termin zu stornieren.

Hinweis: Während die Schalter "kein kostenfr. Storno" und "Max Anzahl Stornos" sofort wirken, wirkt sich eine Änderung der Anzahl der Wochen erst in 6-8 Wochen aus, da das Guthaben bereits für die ganze Vorschauzeit auf dem Wochenplan angelegt wurde und das Nachhol-Datum dabei bereits errechnet und in dem Wochenguthaben hinterlegt wurde. Sollte dies ein Problem darstellen, können Sie sich gerne melden, dann würden wir eine Änderung in der Datenbank vornehmen.