Guthaben

Vertragsguthaben

An dieser Stelle können Sie Vertragsguthaben des Benutzers sehen und bearbeiten.

Derzeit können Sie hier noch keinen komplett neuen Vertrag anlegen oder Änderungen am Vertrag insgesamt machen. Für derartige Änderungen wechseln Sie bitte in den Dialog Abrechnung > Verträge.

Siehe auch: Anleitungen > Gebührenmodelle > Vertragsguthaben > Anlegen

Kartenguthaben

An dieser Stelle sehen Sie die Guthabenkarten/konten des Benutzers.

Bei den meisten Kartentypen entsteht ein Konto automatisch, wenn der Benutzer diese Karte zum ersten Mal bestellt. Wenn Sie ihm aber schon vor der ersten Bestellung z.B. Restguthaben gutschreiben wollen oder wenn es sich um eine Karte handelt, bei der kein Guthaben bestellt wird, können Sie dem Nutzer initial ein leeres Konto hinzufügen. Wählen Sie dazu die Karte aus der Liste neben dem grünen Plus-Button aus und klicken dann anschließend auf den grünen Plus-Button. Bitte beachten Sie: es werden nur Karten angeboten, wo die Freischaltung der Karte zur Freischaltung des Benutzers passt. Falls die gewünschte Karte nicht angeboten wird, prüfen Sie daher bitte die Freischaltung.

Sie können nicht mehr benötigte Konten löschen. In der Auswahlliste neben dem roten X-Button werden alle Konten angeboten, die derzeit auf 0 stehen. Wichtig: bevor Sie löschen, sollten Sie prüfen, ob noch zukünftige Termine auf diese Karte gebucht sind - bei einem Storno eines Termins kann das Guthaben nicht mehr gutgeschrieben werden, wenn das Konto gelöscht ist. Wenn die Karte nicht mehr in Verwendung ist, können Sie diese aus der Liste auswählen und auf den roten X-Button drücken.

Siehe auch: Konfiguration > Karten

Mit dem gelben Stift-Button können Sie Guthabenkorrekturen durchführen. Dafür gibt es zwei Wege:

Konto Veränderung +/-: Tragen Sie hier den Wert ein, der dem aktuellen Guthaben hinzugefügt oder abgezogen werden soll.
Beispiel: Die Wertkarte hat aktuell ein Guthaben von 100 €. Dem Benutzer sollen 25 € gutgeschrieben werden. Tragen Sie ins Feld "Konto Veränderung" ein: 25. Der Wert wird automatisch hinzugefügt, sodass der neue Kontostand 125 € beträgt. Möchten Sie Guthaben abziehen, setzen Sie ein Minus vor den gewünschten Wert.

Neuer Kontostand: Tragen Sie hier direkt den neuen Kontostand ein, den die Karte nach der Korrektur haben soll.
Beispiel: Ist das Guthaben verfallen, z. B. weil es der Benutzer zu lange nicht verbraucht hat oder nicht mehr kommt, tragen Sie als neuen Kontostand ein: 0.

Grund: Tragen Sie möglichst immer den Grund für die Korrektur ein, damit der Vorgang später nachvollzogen werden kann.

Zudem können Sie im Dropdown-Menü die Art der Korrektur auswählen:

Korrektur (kein Geldfluss)

Die Guthabenkorrektur erfolgt ohne Geldfluss/Bezahlung. Es wird keine Rechnung erzeugt.

Verrechnung (kein Geldfluss)

Diese Option ist eher selten notwendig; In der Regel ist sie nur relevant, wenn bei der Konfiguration der Wertkarte eingestellt ist, dass der Benutzer bei nicht genügend Guthaben trotzdem einen Termin auf "Schulden" buchen und den Betrag später z. B. per Barzahlung begleichen darf.

Wenn der Benutzer dann Guthaben nachkauft, werden bei bestimmter zeitlicher Konstellation die Schulden ("Karten" im Screenshot) nicht direkt vom neuen Guthaben abgezogen, sondern können hier manuell durch die Verwaltung verrechnet werden.

Kauf (mit Geld - Bar) / Kauf (mit Geld - Überweisung)

Normalerweise sollte der Benutzer selbst neues Guthaben über sein Benutzerkonto bestellen. Dann wird automatisch eine Rechnung erstellt, die Sie nach der Bezahlung - ob bar oder per Überweisung - unter Abrechnung > Rechnungen als "Bezahlt" markieren. Das bestellte Guthaben wird daraufhin dem Benutzer automatisch gutgeschrieben.

Nur für Sonderfälle wählen Sie an dieser Stelle die Option "Kauf (mit Geld - Bar)" oder "(mit Geld - Überweisung)", z. B. wenn der Benutzer eine letzte Reitstunde buchen möchte, aber das aktuelle Restguthaben nicht mehr für die Gebühr einer Reitstunde ausreicht. Er kann Ihnen dann den "krummen" Betrag - ohne eine Bestellung über sein Benutzerkonto - in bar geben oder überweisen und Sie buchen den Betrag an dieser Stelle als Guthabenkorrektur hinzu. Dabei wird eine Rechnung erstellt, die sofort als "Bezahlt" markiert wird.

Hinweise:

Wenn bereits eine Guthabenbestellung inkl. offener Rechnung vorliegt und der Benutzer diese bar bezahlen will oder überwiesen hat, benutzen Sie nicht die Funktion der Guthabenkorrektur an dieser Stelle. Sie dient nur für Sonderfälle wie oben beschrieben. Stattdessen markieren Sie die offene Rechnung für die Guthabenbestellung unter Abrechnung > Rechnungen als "Bezahlt".
Bei Stundenkarten ist nur eine Korrektur ohne Geldfluss möglich.
Bei Zeitkarten ist neben der Korrektur der Stundenanzahl auch eine Anpassung des Gültigkeitszeitraums (Start- und Enddatum) möglich.
Zu Zeitkarten siehe auch: Anleitungen > Gebührenmodelle > Zeitkarte

Letzte Buchungen

An dieser Stelle können Sie die letzten Buchungen des Benutzers überblicken. Weiter zurückliegende Buchungen können Sie einsehen unter Statistik > Buchungen.