Beim Vereinsmodul ist der größte Schritt am Anfang, den Mitgliederbestand im Reitbuch korrekt abzubilden.

Import zu Beginn der Reitbuch-Nutzung

Wenn Sie erwägen, das Vereinsmodul für Ihre Vereinsverwaltung zu verwenden, empfehlen wir, gleich bei der Einführung des Reitbuchs auch mit dem Vereins-Modul zu starten. Da noch keine Benutzer enthalten sind, können wir Ihre komplette Mitgliederliste importieren. Der Import erfolgt durch unseren Support. Sie können uns eine Excel-Datei übermitteln, die z. B. folgende Daten enthalten kann:

• Vorname, Nachname
• Adressdaten (Straße, PLZ, Ort, Telefonnummern)
  
• E-Mail-Adresse (wichtig für die spätere Einladungsmail)
• Geburtsdatum (für die Ermittlung der Benutzerklasse; wird später auch als Reset-Passwort verwendet)
• Geschlecht (für die Bestandsmeldung an den DOSB)
  
• ggf. Benutzerklasse und Mitgliedsklasse
• Mitgliedsnummer, Eintrittsdatum/Austrittsdatum
• Bankverbindung (wenn Sie mit Lastschrift arbeiten)
  

Import zu einem späteren Zeitpunkt

Wenn Sie das Reitbuch bereits nutzen und zu einem späteren Zeitpunkt mit dem Vereinsmodul starten möchten, sind wahrscheinlich viele Mitglieder bereits als Benutzer registriert, aber eben meistens nicht alle, z. B. passive Mitglieder. Da man keine Dubletten im System erzeugen sollte, kann nicht mehr die komplette Mitgliederliste importiert werden.
Wenn nur wenige Mitglieder fehlen, kann man diese per Hand einpflegen. Wenn es viele sind, kann man eine Excel-Liste erstellen, die nur die fehlenden Mitglieder enthält, und diese importieren.

Im Folgenden einige Hinweise zur Generierung einer solchen Liste:

• Unter Konfiguration > Admin-Tools können Sie einen Export der Stammdaten aller aktuellen Reitbuch-Benutzer nach Excel vornehmen.
• Wahrscheinlich können Sie auch aus Ihrem bisherigen Mitgliederverwaltungsprogramm Ihre Mitglieder nach Excel exportieren.
• Mit Excel ist es möglich, diese Listen gegeneinander abzugleichen: Z. B. alle in einer Liste zusammenführen, mit Kennzeichnung Quelle "Reitbuch" oder "Vereinsprogramm" und dann nach Namen sortieren. Sie könnten dann aufteilen in eine Datei, die alle doppelten enthält und eine Datei mit allen neuen: Letztere wird dann ins Reitbuch eingespielt.
  Hilfreich ist auch die Excel-Funktion SVERWEIS ().
  
• Die Datei mit den fehlenden Mitgliedern sollte alle relevanten Felder (=Spalten) enthalten, die in der Benutzerverwaltung benötigt werden (siehe Aufzählung oben).
  

Bei Bedarf kann man mit einer zweiten Datei für die bereits im Reitbuch befindlichen Benutzer Änderungen/Ergänzungen einspielen (z. B. Eintritts-/Austrittsdatum, Mitgliedsnummer) - diese Datei muss dann unbedingt die vierstellige User-ID enthalten, also pro Zeile die "userid" plus die einzuspielenden Daten wie Eintrittsdatum etc.