Wenn ein Benutzer komplett aufhört, können Sie den Vertrag als Ganzes beenden - alle darin enthaltenen Vertragspositionen werden dann auch zu diesem Datum beendet und der Vertrag steht für neue Eingaben nicht mehr zur Verfügung.

Wenn ein Benutzer nur diese Karte kündigt oder auf eine andere Karte wechseln möchte, genügt es i. d. R., die betreffende Vertragsposition zu beenden - der Vertrag als solches kann weiter genutzt werden.

Beachten Sie, dass beim Beenden von Vertrag oder Vertragsguthaben automatisch alle Teilnahmen storniert werden, die mit Guthaben von nach dem Ende-Datum gebucht sind. Der Stammplatz an sich wird dabei NICHT automatisch beendet - er könnte ja auch mit einem anderen Guthaben weitergeführt werden.
Es empfiehlt sich daher, bei einer Beendigung zunächst die betroffenen Stammplätze zu beenden und dann das Vertragsguthaben. Bei einem Wechsel auf eine andere Karte empfiehlt sich, zunächst das neue Vertragsguthaben hinzuzufügen, dann die Stammplätze auf dieses neue Vertragsguthaben zu ändern und dann das alte Vertragsguthaben zu beenden.

Um einen Vertrag zu beenden (Benutzer hört komplett auf):

• Gehen Sie in den Vertrag auf die erste Seite VERTRAG,
• Geben Sie dort ein geeignetes Ende-Datum ein und Speichern.

Um eine Vertragsposition (ein Vertragsguthaben) zu beenden:

• Gehen Sie in den Vertrag auf die Seite GUTHABEN,
• Klicken Sie bei dem entspr. Vertragsguthaben auf den Button BEARBEITEN - es öffnet sich ein Dialog.
• Gleich auf der ersten Seite "Allgemein" finden Sie eine Auswahlbox Vertr.pos. Ende, wo standardmäßig "Ende wie Vertrag" drin steht. Wählen Sie hier ein geeignetes Datum aus, zu dem die Karte gewechselt oder gekündigt werden soll.

Vertrag oder Vertragsposition löschen

Ein Löschen ist nur im Ausnahmefall sinnvoll, z. B. wenn etwas falsch angelegt wurde. Sobald Guthaben verwendet und Rechnungen gestellt wurde, kann nur noch ein Ende gesetzt werden, da bereits Daten und Buchungen an dem Vertrag oder der Position hängen.

Um eine Vertragsposition zu löschen:

• Gehen Sie in den Vertrag auf die Seite GUTHABEN,
• Klicken Sie bei dem entspr. Vertragsguthaben auf den Button BEARBEITEN - es öffnet sich ein Dialog.
• Auf der ersten Seite "Allgemein" setzen Sie den Haken bei "Ja, gesamte Vertragsposition löschen" und drücken dann auf den Button LÖSCHEN. Falls eine Fehlermeldung kommt, dass das Guthaben in Verwendung ist, können Sie über den Abrechnungszeitraum prüfen, wo das Guthaben verwendet wird, und dann diese Teilnahmen stornieren oder umbuchen. Falls bereits fälschlicherweise eine Rechnung erzeugt, aber noch nicht bezahlt wurde, können Sie diese ggf. stornieren und es dann erneut probieren.

Um einen Vertrag zu löschen:

• Prüfen Sie zunächst, ob im Vertrag alle Vertragspositionen gelöscht wurden.
• Wenn keine Vertragspositionen mehr enthalten sind, können Sie auf der ersten Seite VERTRAG den Button LÖSCHEN betätigen.

Falls ein Vertrag nicht mehr gelöscht werden kann, weil er in Verwendung ist, können Sie zumindest das Ende auf den frühestmöglichen Zeitpunkt setzen - der Vertrag verschwindet dann alsbald aus der Anzeige, weil diese standardmäßig nur laufende Verträge anzeigt.

Sonderfall: Guthaben fehlt am letzten Termin

Bei den Monatsverträgen haben wir i.d.R. für die Zahlung einen Monatsrhythmus, aber für die Guthaben einen Wochenrhythmus, damit für den Stammplatz immer genug Guthaben da ist. Da sich Monate und Wochen zueinander verschieben, beginnt der Monat nicht immer am Montag oder endet am Sonntag, sondern es gibt angeschnittene Randwochen. 

Damit ein Nutzer bei Übergängen für die gleiche Woche nicht zwei Mal Guthaben bekommt, werden Wochen, in denen der 1. auf Mo/Di/Mi fällt, dem neuen Monat zugerechnet, bei Do/Fr/Sa/So dem alten Monat. Insofern kann der Fall eintreten, dass in der Randwoche Guthaben fehlt. Das Verhalten hängt dabei auch vom Kartentyp ab:

Stammplatzkarte

Fängt der Monat mitten in der Woche an, wird für die Beginn-Randwoche generell auch ein Guthaben angelegt, weil der Beginn nachträglich nicht geändert werden kann. Der Stammplatz hat dann immer genug Guthaben, u.U. wird es aber nicht genutzt. Also wenn z.B. der 1. am Mittwoch ist und der Stammplatz am Donnerstag, dann ist Guthaben vorhanden. Wenn der Stammplatz am Montag ist, wäre auch Guthaben vorhanden, wird aber nicht genutzt, weil der Platz nicht gebucht wird. Dies ist unkritisch, weil der Nutzer an dieses Guthaben nicht dran kommt. 

Endet der Monat mitten in der Woche, können wir aktuell das Guthaben für diese Woche nicht immer bereitstellen, weil das Ende nachträglich auch noch verschoben werden kann. Der Vertrag stellt also nur Guthaben bereit, wenn der 1. auf Do/Fr/Sa/So fällt. Fällt der 1. z.B. auf den Mittwoch, würde eine Stammplatz am Donnerstag ohnehin nicht mehr gebucht. Ist der Stammplatz aber am Montag, fehlt ihm Guthaben. 

Man könnte das jetzt als faire Mischkalkulation für Betrieb und Kunde sehen, dass es je nach Kalender mal stattfindet, mal nicht. Würde ein Kunde das Jahr über für jeden Monat ein anderes Abo buchen und wir beide Randwochen immer dazu packen, würde er in 12 Wochen doppelt reiten, also nicht nur 52 Mal, sondern ca. 64 Mal im Jahr. Wenn aber nun ein Kunde darauf beharrt, können Sie seinen Stammplatz-Fehler bei Bedarf manuell nach buchen. Gehen Sie dazu in den Vertrag und machen Sie eine Guthabenkorrektur auf die letzte, angelegte Woche (das ist die letzte volle Woche) auf den Wert 1. Ab dem Montag der angeschnittenen Randwoche kann der Stammplatz dann mit dem Nachholguthaben gebucht werden.

Vertragsguthaben

Beim Vertragsguthaben besteht kein Zusammenhang mit einem Stammplatz, das Guthaben steht ggf. immer zur Verfügung. 

Das Guthaben für die Beginn-Randwoche wird daher nicht generell hinzugefügt, sondern nur, wenn der 1. auf den Mo/Di/Mi fällt. Will man dem Nutzer für den Rest der Woche einen Stammplatz geben, so kann man die Randwoche manuell hinzufügen. Die Vorgehensweise ist unter Vertragsguthaben > Anlegen beschrieben.

Das Guthaben für die Schluss-Randwoche wird ebenfalls nicht generell hinzugefügt, sondern nur, wenn der 1. auf Do/Fr/Sa/So fällt. Bei Bedarf kann man analog zur Stammplatzkarte eine Guthabenkorrektur durchführen.