Mailing

Im Dialog Benutzer > Mailing können Sie Mails verschicken:

gezielt an einzelne Benutzer,
an einen selbst zusammen gestellten Verteiler oder
an Teilnehmer eines bestimmten Termins oder Kurses.

Mail verfassen

Archiv

Alle versendeten Mails werden automatisch im Archiv unter der Rubrik "Verlauf" gespeichert.

Wenn Sie einen E-Mail-Text häufiger benötigen, z. B. eine Willkommensmail an neue Vereinsmitglieder, so können Sie den Text in den Editor eingeben und als "Vorlage speichern". Vorlagen können Sie gezielt wieder aus dem Archiv laden, nochmals bearbeiten und dann verschicken.

Betreff

Wählen Sie hier den passenden Betreff Ihrer Mail.

Textfeld

Wir raten dazu, den Text direkt im Textfeld des Reitbuchs zu verfassen und nicht aus Word zu kopieren. Beim Kopieren aus Word werden im Hintergrund leider meistens unerwünschte Formatierungen übertragen, die zu einer unschönen Darstellung der Mail bei den Empfängern führen.
Wenn Sie doch einmal einen Text kopieren und einfügen müssen, können Sie den Text zunächst in ein "neutrales" Textverarbeitungsprogramm Ihres Betriebssystems einfügen (z. B. Editor bei Windows), um alle Formatierungen zu entfernen. Dann kopieren Sie den Text daraus erneut, fügen ihn dann erst im Texteditor des Reitbuchs ein und formatieren ihn dort abschließend.

Um die Darstellung bei den Empfängern zu testen, können Sie zunächst über den entsprechenden Button eine "Test-Mail" senden. Die Test-Mail wird an die Webmaster-Mail-Adresse des Reitbuchs verschickt.

Empfängerliste

Mit dem grünen Plus

können Sie sich Ihre Empfängerliste zusammenstellen.

Einen größeren Empfängerkreis können Sie anhand von Filterkriterien aus der Benutzerverwaltung generieren:
Benutzer-, Termin-, Tier- und Mitgliedsklassen, Benutzerstatus und Berechtigungen.
Einzelne Benutzer können Sie aus dem entsprechenden Dropdown-Menü auswählen.
Um nur Teilnehmer eines bestimmten Termins oder Kurses zu erreichen, wählen Sie ebenfalls aus den Dropdown-Menüs aus.

Um einzuschätzen, ob die Empfängeranzahl gemäß der Filtereinstellungen plausibel ist, klicken Sie auf den Button "Berechne Anzahl". Dann wird Ihnen die Anzahl der Empfänger gemäß Ihrer Einstellungen berechnet. Sollte dies nicht mit Ihrer Erwartung übereinstimmen, überprüfen Sie Ihre Filtereinstellungen.

Hinweise zur Generierung der Empfängerlisten:

Wenn Sie verschiedene Filterkategorien miteinander kombinieren, wird daraus immer die Schnittmenge der Benutzer als "Ergebnis" ausgegeben.
Beispiel: Sie wollen alle jugendlichen Reiter erreichen, die für Schulpferd freigeschaltet und aktive Vereinsmitglieder sind. Die Filtereinstellungen müssen dann so aussehen:

Man kann sich in mehreren Schritten Empfängerlisten zusammenstellen, die in einem Schritt nicht darstellbar wären.
Beispiel: Sie wollen mit einer Mail sowohl alle aktiven Vereinsmitglieder erreichen als auch alle Reitlehrer, die ggf. keine Vereinsmitglieder sind.
- Erstellen Sie mit dem grünen Plus und dem Filter Mitgliedsklasse = "Aktiv(M)" die erste Empfängergruppe und klicken Sie auf "OK".
- Klicken Sie erneut auf das grüne Plus und filtern nun die zweite Empfängergruppe heraus: Berechtigungen = "Reitlehrer" und klicken Sie auf "OK".
- In der Empfängerliste werden nun die "Reitlehrer" der bereits bestehenden Empfängergruppe "aktive Vereinsmitglieder" hinzugefügt.
Empfänger entfernen: Um entweder alle oder einzelne Empfänger aus der Liste zu entfernen, klicken sie auf das rote X

Achtung:
Lädt man ein älteres Mailing aus dem Verlauf, wird auch die zum damaligen Zeitpunkt generierte Empfängerliste mit geladen. Möchte man die Mail erneut an einen aktualisierten Empfängerkreis verschicken und drückt aufs grüne Plus

, um die vermeintlich neue Empfängerliste zu generieren, wird die alte nicht überschrieben, sondern die "neue" wird der "alten" lediglich hinzugefügt.
Deshalb muss man in diesem Fall zuerst die alte Empfängerliste mit dem roten X

komplett löschen und anschließend mit dem grünen Plus

die aktuelle Empfängerliste neu generieren.

PDF-Dateien

Sie können - ähnlich wie bei einem Anhang - einen oder mehrere Download-Links an Ihre Mail anhängen. Laden Sie dazu zunächst über den blauen Button die PDF-Datei auf den Server hoch. Markieren Sie anschließend in der Liste unten bis zu 3 Dateien, für die einen Link an die Mail angehängt werden soll.

Wenn Sie nach dem Versand der Mail diese aus dem Archiv heraus wieder aufrufen, sehen Sie in der Empfängerliste, ob die Benutzer den Downloadlink angeklickt haben:

Ist der Briefumschlag gelb / geschlossen, wurde der Download noch nicht angeklickt.
Ist der Briefumschlag grün / geöffnet, wurde die Datei heruntergeladen.
Ein rotes Warndreieck signalisiert, dass der Versand der Mail nicht geklappt hat.

Gestaffelter Mailversand

Bei größeren Empfängerlisten (mehr als 100 Adressaten) werden nicht alle Mails auf einmal versendet, sondern immer 100 Mails auf einmal. Nach 15 Minuten werden jeweils die nächsten 100 Mails verschickt.