In vielen Betrieben zahlen die Reiter nach wie vor bei jedem Termin in bar. Dieses Vorgehen ist aus unserer Sicht aus verschiedenen Gründen nicht empfehlenswert. Diese Gründe beinhalten unter anderem, dass...

• das Kassieren und Verbuchen bei jeder einzelnen Teilnahme einen hohen Verwaltungsaufwand darstellt,
• Sie ein hohes Ausfallrisiko haben (erscheint der Reiter nicht beim Termin, wird eine Nachforderung schwierig und daher oft unterlassen),
• auch die Handhabung des Bargelds innerhalb des Betriebes nicht immer unproblematisch ist und schon durch Unachtsamkeit und Versehen Differenzen entstehen können.

Wenn das Guthaben bereits vorab - z. B. per Überweisung - gekauft wurde, ist die Teilnahme beim Erscheinen des Reiters längst bezahlt und der Reitlehrer kann sich voll und ganz auf den Unterricht konzentrieren.

Dennoch bietet das Reitbuch auch für die Betriebe eine Lösung, die weiterhin an der Zahlung beim Termin festhalten wollen. Die Wertkarte lässt sich so konfigurieren, dass sie diese Zahlungsform unterstützt.

Bitte beachten Sie: Es geht bei der hier beschriebenen Variante darum, dass der Nutzer jede einzelne Teilnahme im Voraus bucht und erst beim Termin bar bezahlt. Es geht nicht darum, dass der Nutzer hin und wieder beliebige offene Rechnungen bar begleicht. Sie können natürlich auch beim Kauf von Wertguthaben u.a. die Barzahlung zulassen. Bestellt der Reiter z.B. 100 EUR Wertguthaben und wählt dabei die Zahlung in bar, dann sollte er dieses Geld alsbald im Betrieb abgeben. Der Unterschied ist aber, dass er das Guthaben erst nutzen kann, wenn der Eingang bestätigt wurde (prepaid, kein Ausfallrisiko). Anschließend kann er dann mit diesem Volumen z.B. 5 Termine buchen, entsprechend haben Sie nur ein Fünftel an Kaufvorgängen und an Verwaltungsaufwand.

Verwendung

Die Option "Zahlung beim Termin" greift nur, wenn der Reiter kein oder nicht genug Guthaben hat, um den Termin direkt buchen zu können. Solange ausreichend Guthaben vorhanden ist, wird immer vom diesem abgezogen. Reicht das Guthaben nicht aus, wird dem Benutzer die Auswahl angeboten, die Teilnahme beim Termin zu bezahlen (dies muss nicht zwingend bar ein, aber ist es derzeit noch in aller Regel).

Bei dieser Variante ist die allgemeine Erwartungshaltung der Benutzer, dass sie beim Termin dann auch nur diesen Termin bezahlen und nicht etwa schon alle zukünftig gebuchten Termine. Um dies im Reitbuch abzubilden, wird intern für jede Teilnahmebuchung eine Karte gezogen (ähnlich einer Eintrittskarte für Kino oder Schwimmbad). Die Teilnahmebuchung wirkt sich also nicht unmittelbar auf sein Wertkarten-Guthaben aus - diese bleibt auf dem alten Stand.

Bucht ein Reiter beispielsweise je einen Termin für morgen, für nächste Woche und für übernächste Woche, dann werden drei Karten gezogen, die aber noch "schlafen", die Teilnahme ist erst mal nur "vorgemerkt". Zunächst hat er also noch keine offenen Schulden. Jede Karte hat ihr eigenes Fälligkeitsdatum - eine Stunde vor dem jeweiligen Termin wird die Karte automatisch fällig, d.h. ab diesem Moment schuldet der Benutzer den Betrag und er kann diesen so auch kurz vor dem Termin schon begleichen.Tut er dies nicht, bleibt die Karte fällig und es bleibt auch nachvollziehbar, zu welchem Termin diese Schulden gehören. Storniert er den Termin früher, aber nach Ablauf der Stornofrist, so wird die Karte sofort fällig.

Der Tagesplan zeigt an, wenn jemand offene Schulden hat, sodass der Reitlehrer Bescheid weiß und den Reiter ggf. ansprechen kann.

Öffnet man über den Button neben dem Teilnehmer den Detaildialog, so listet dieser die offenen Schulden nochmals konkret auf. Der Reitlehrer kann hier den Zahlungseingang bestätigen. Die offene Summe ist bereits vorbelegt, jedoch kann auch abweichend bezahlt werden. Wird zu wenig bezahlt, werden so viel Karten wie möglich, beginnend mit den ältesten, beglichen. Zahlt er zu viel, wird dieses als Guthaben verbucht und bei der nächsten Zahlung verrechnet.

Im Buchungsverlauf (siehe Benutzer > Guthaben) wird die Entwicklung der Karte separat ausgewiesen:

• graue Karte: die Teilnahme ist vorgemerkt, die Karte aber noch nicht fällig
• rote Karte: die Teilnahmegebühr wurde eine Stunde vor dem Termin fällig
• grüne Karte: die Teilnahmegebühr wurde bezahlt
• blaue Karte: die Teilnahme wurde storniert.

Verrechnung

Wenn ein Benutzer aufgrund zu wenig Guthaben zum Zeitpunkt der Buchung die Barzahlung beim Termin wählt, aber zeitnah Wertguthaben nachkauft, steht ggf. ein positives Wertguthaben den "Schulden" gegenüber - die offene Gebühr wird nicht automatisch verrechnet. Sie können dies manuell tun, indem Sie im Dialog Benutzer > Guthaben auf das gelbe Stift-Symbol für eine Guthabenkorrektur klicken und die Option "Verrechnung (kein Geldfluss)" auswählen.
Siehe auch: Benutzer > Benutzer > Guthaben

Konfiguration

• Wählen Sie unter Konfiguration > Karten die Wertkarte aus und stellen Sie auf der Seite EXTRA den Schalter für "Bar vor Ort" auf "alle"
  

• Auf der Seite DATEN müssen Sie nun noch das "Limit Standard" auf einen negativen Wert stellen. Dies ist der Betrag, bis zu dem der Benutzer insgesamt überziehen kann. Hierbei werden alle offenen, aber auch alle vorgemerkten Karten berücksichtigt. Er sollte daher mindestens so groß sein, dass damit mehrere Buchungen möglich sind.
• Damit der Benutzer die Wertkarte zur Auswahl bekommt, muss er zumindest über ein leeres Konto verfügen. Dies kann ggf. mit dem grünen Plus in der Guthabenkorrektur oder auch automatisch bei der Selbstregistrierung hinzugefügt werden.
• Weitere Voraussetzung für Barzahlung ist, dass Barzahlung generell aktiviert und konfiguriert ist und der Benutzer für Barzahlung freigeschaltet ist.