Die Wertkarte kann so konfiguriert werden, dass der Benutzer den Monat über auf Rechnung bucht, sprich als Schulden, und das System dann zum nächsten Monatsanfang automatisch eine Abrechnung mit allen offenen Posten erstellt.

Ähnlich wie bei der Zahlung während des Termines, ist auch hier die Erwartungshaltung der Benutzer, nur die bereits absolvierten Termine bezahlen zu müssen und nicht gar schon in der Zukunft gebuchte. Um dies im Reitbuch abzubilden, wird intern für jede Teilnahmebuchung eine Karte gezogen (ähnlich einer Eintrittskarte für Kino oder Schwimmbad). Die Teilnahmebuchung wirkt sich also nicht unmittelbar auf sein Wertkarten-Guthaben aus - dieses bleibt vorerst auf dem alten Stand.

Varianten

In der Variante "exklusiv" wird immer jede Teilnahme auf Rechnung gebucht. Eventuell vorhandenes Guthaben wird erst bei der Abrechnung berücksichtigt. Hier versucht das System, das Konto immer auf 0 auszugleichen, also wenn noch Guthaben vorhanden ist, wird der sich aus den Teilnahmen ergebende Rechnungsbetrag entsprechend reduziert (ggf. bis auf Null, eine Erstattung erfolgt nicht). Sind jedoch auf dem Konto noch Schulden vermerkt, so werden diese mit auf die Rechnung gesetzt. Wenn die Benutzer regelmäßig auf Rechnung buchen, dann sollte diese Variante gewählt werden - die Benutzer erwarten dann i. d. R., dass sie alle Termine auf der Rechnung aufgelistet bekommen.

Zahlart

Es wird empfohlen, das Gebührenmodell "Rechnung" ausschließlich in Verbindung mit Lastschrift zu verwenden. Das System erzeugt bei der Abrechnung automatisch eine entsprechende SEPA-Datei. So ist das System insbesondere für den Benutzer sehr komfortabel:

• Der Benutzer muss sich nicht um Guthaben oder Zahlungen kümmern, er bucht einfach so oft er möchte und der Betrag wird dann im Nachgang abgebucht.
• Der Betrieb muss lediglich am Monatsanfang die erzeugte SEPA-Datei herunterladen, in sein Bankprogramm importieren und kann dann schon alle Einzüge versenden. Nach ein paar Tagen sollten Sie dann mit wenigen Klicks alle Zahlungseingänge bestätigen, sofern keine Rückläufer erfolgt sind (mehr dazu im Abschnitt SEPA-Einzug).

Zwar können Rechnungen auch z. B. per Überweisung bezahlt werden, aber da der Betrag schwanken kann, kommen hier Daueraufträge durch den Benutzer nicht in Frage, der Benutzer muss aktiv überweisen und daher ist die Gefahr recht groß, dass Sie den Zahlungen noch hinterher laufen müssen und noch länger auf Ihr Geld warten.

Die Nachteile dieses Gebührenmodells

• Sie gehen in Vorleistung, d.h. der Reiter bucht und reitet erst und zahlt Wochen später (postpaid). Selbst wenn alles bezahlt wird, so fließen die Einnahmen im Vergleich zu prepaid-Modellen erst ein bis zwei Monate später.
• Es ist das Modell mit dem höchsten Ausfallrisiko. Der Reiter nimmt u.U. über Wochen an Terminen teil, bis Sie feststellen, dass er seine Rechnungen nicht bezahlt.

Dieses Modell ist daher nicht unbedingt optimal für Betriebe mit knapper Liquidität und sollte auch dann eher nur Stammreitern und Vereinsmitgliedern angeboten werden.

Verwendung

In der Variante "optional" wird dem Reiter nur bei mangelndem Guthaben die Auswahl "auf Rechnung" angeboten, in der Variante "exklusiv" hat er keine Auswahl.

Bucht ein Reiter beispielsweise je einen Termin für morgen, für nächste Woche und für übernächste Woche, dann werden drei Karten gezogen, die aber noch "schlafen", die Teilnahme ist erst mal nur "vorgemerkt". Zunächst hat er also noch keine offenen Schulden. Jede Karte hat ihr eigenes Fälligkeitsdatum - eine Stunde vor dem jeweiligen Termin wird die Karte automatisch fällig. Storniert er den Termin früher, aber nach Ablauf der Stornofrist, so wird die Karte sofort fällig. Am 1. des nächsten Monats sammelt der Rechnungslauf alle fälligen Karten ein und stellt diese zu einer Rechnung zusammen. Ggf. wird Guthaben damit verrechnet und eine SEPA-Datei erzeugt. Mit der Zahlungseingangsbestätigung wird die Rechnung dann geschlossen.

Im Buchungsverlauf (siehe Benutzer > Guthaben) wird die Entwicklung der Karte separat ausgewiesen:

• graue Karte: die Teilnahme ist vorgemerkt, die Karte aber noch nicht fällig
• rote Karte: die Teilnahmegebühr wurde eine Stunde vor dem Termin fällig
• grüne Karte: die Teilnahmegebühr wurde bezahlt
• blaue Karte: die Teilnahme wurde storniert.

Voraussetzung

Damit der Benutzer in einem Termin buchen kann, braucht er zumindest ein leeres Rechnungskarten-Konto.

Bei der empfohlenen exklusiven Variante kann der Nutzer selbst kein Guthaben o. ä. kaufen und dadurch nicht die automatische Erstellung des Kontos auslösen. Sie müssen ihm daher das Konto manuell zuweisen. Das hat den Vorteil, dass Sie dieses Gebührenmodell nur ganz gezielt an bestimmte Personen vergeben können, z.B. wenn Sie von deren Liquidität überzeugt sind oder wenn diese eine Rechnung benötigen, weil es von einem Sozialverband oder Förderverein getragen wird.

Zum Zuweisen eines Kontos gehen Sie in der Benutzerverwaltung bei der Person auf die Seite GUTHABEN, wählen beim grünen Plus die Rechnungskarte aus und drücken auf das grüne Plus. Dann bekommt er ein leeres Konto und kann dieses im Termin auswählen. Sollte beim grünen Plus keine Karte angeboten werden, prüfen Sie auf der Seite ZUORDNUNG die Freischaltung.

Bei Betrieben, die ausschließlich die Rechnungskarte einsetzen, kann man das leere Konto automatisch dem Gast bei der Registrierung zuweisen lassen.

Stammplatz auf Rechnung

Auch bei Buchung auf Rechnung können Sie dem Benutzer einen Stammplatz bereitstellen. Während bei einem Monatsvertrag mit Stammplatz der Benutzer eine feste Gebühr pro Monat zahlt, werden in dieser Variante monatlich nur die tatsächlich gebuchten Termine bezahlt und der Betrag kann schwanken. In der Standard-Einstellung kann der Benutzer fristgerecht kostenfrei stornieren und im Extremfall nichts berechnet bekommen. Optional können Sie die Wertkarte so konfigurieren, dass Stammplätze auf Rechnung nicht kostenfrei storniert werden dürfen und immer berechnet werden, unabhängig davon ob der Benutzer teilnimmt oder nicht. Bucht er noch weitere Termine individuell, gelten hier die üblichen Stornofristen.

Hotelaufenthalte

Ist die Reitschule (oder Hundeschule) z. B. einem Hotel angeschlossen, können Sie das Modell "auf Rechnung" auch hier anwenden. Der Ablauf wäre wie folgt:

• Zu Beginn des Aufenthalts wird dem Kunden unter Benutzer > Guthaben die Rechnungs-Karte mit dem grünen Plus hinzugefügt.
• Während des Aufenthalts bucht der Kunde seine Termine mit der Rechnungs-Karte nach Belieben.
• Am Ende des Aufenthalts berechnen Sie dem Kunden die Termine unter Abrechnung > Rechnungen mit einer manuellen Rechnung. Wählen Sie bei "Neue Position" die Option "Offene Teilnahmen auf Rechnung" aus, haken alle Karten an und klicken auf ANLEGEN.
  

• Die Rechnung wird als Entwurf angelegt, ggf. können Sie noch weitere Positionen hinzufügen und dann auf SOFORT FÄLLIG klicken.
• Die Rechnung ist nun fertig, kann kassiert und unter Abrechnung > Rechnungen als BEZAHLT markiert werden.
  

Konfiguration

Wählen Sie unter Konfiguration > Karten die Wertkarte aus und stellen Sie auf der Seite EXTRA den Schalter für "auf Rechn." auf "exklusiv":

• Wenn der Benutzer Stammplatz-Teilnahmen auf Rechnung nicht kostenfrei stornieren darf, wählen Sie unter "Max. Stornos" die Option "(keine Stammpl.)" aus.
• Rechnungstyp:
  
• Auf der Seite DATEN müssen Sie nun noch das "Limit Standard" auf einen negativen Wert stellen. Dies ist der Betrag, bis zu dem der Benutzer insgesamt überziehen kann. Hierbei werden alle offenen, aber auch alle vorgemerkten Karten berücksichtigt. Er sollte daher mindestens so groß sein, dass damit mehrere Buchungen möglich sind.
• Damit der Benutzer die Wertkarte zur Auswahl bekommt, muss er zumindest über ein leeres Konto verfügen. Dies kann ggf. mit dem grünen Plus in der Guthabenkorrektur hinzugefügt werden.
• Weitere Voraussetzung für Lastschrift ist, dass Lastschrift generell aktiviert und konfiguriert ist und der Benutzer für Lastschrift freigeschaltet ist.

Neu:

Mit dem Parameter FlexWertkFaellig = -1M kann man nun auch eine Vorfälligkeit einstellen. Die Karte eines Termins am 10.10. wird dann nicht am 10.10. fällig und am 1.11. in Rechnung gestellt, sondern schon am 1.10. und dann schon am 1.10. berechnet, also im Voraus. Bietet sich evtl. in Kombination mit einer Buchungsfrist an, die Buchungen nur bis zum letzten Tag des Vormonats zulassen.