Handbuch >> Anleitungen >> Abrechnung >> Automatische Rechnungen

Automatische Rechnungen

Für jede gekaufte Leistung wird zunächst eine Karte gezogen (z.B. eine Stundenkarte, eine Monatskarte, aber auch die Boxenmiete für einen Monat oder eine Vereins-Mitgliedsbeitrag).

Eine oder mehrere Karten werden dann als Rechnungspositionen auf einer Rechnung zusammengefasst. Die Rechnung weist Rechnungssteller, Rechnungsempfänger sowie ggf. auch die Mehrwertsteuer aus.

Für die Begleichung der Rechnung werden je nach Zahlplan wiederum eine oder mehrere Zahlungen (Forderungen) hinterlegt.

Im Dialog Abrechnung > Rechnungen bekommen Sie alle offenen Rechnungen und Zahlungen aufgelistet und können Einblick in die Daten nehmen sowie ggf. auch die PDF-Datei herunterladen. Sie haben hier also an zentraler Stelle alle offenen Posten, egal ob es sich um eine Kartenbestellung, einen Kurskauf oder eine monatliche Vertragsrechnung handelt. Sie sollten regelmäßig in diesen Dialog schauen und Rechnungen, die bezahlt wurde, über den Button BEZAHLT entsprechend verbuchen, damit der Vorgang abgeschlossen wird.

Alle Funktionen des Dialogs sind beschrieben unter: Abrechnung > Rechnungen

Der Benutzer kann seine Rechnungen in unter Mein Konto > Guthaben/Rechnungen einsehen und herunterladen. Er bekommt eine Mail, wenn eine neue Rechnung vorliegt. Je nach Einstellungen kann er sie hier auch direkt per PayPal bezahlen. Mehr zur Zahlart PayPal siehe Kapitel Paypal.

In der Konfiguration des Kartentyps kann hinterlegt werden, ob die Karte eine sofortige Einzelrechnung auslöst oder von einem Sammellauf erfasst wird.

Eine sofortige Einzelrechnung wird dann gewählt, wenn die Karte sofort bezahlt werden soll. Typische Beispiele sind Wertkartenguthaben oder Stundenkarten: der Käufer möchte das Guthaben i.d.R. sofort erwerben und nicht erst bis zum nächsten Rechnungslauf warten. Ein vollständiger Ablauf sieht dann wie folgt aus:

  • Ein Benutzer bestellt in seinem Konto ein Wertkartenguthaben - es wird eine Karte in der gewünschten Höhe angelegt.
  • Da die Wertkarte auf Einzelrechnung eingestellt ist, wird sofort eine Rechnung erstellt, die nur diese eine Position enthält.
  • Mit der Rechnung wird auch sofort eine Zahlung über 100% des Rechnungsbetrags angelegt, die im Status "offen" ist und nun auf Eingangsbestätigung wartet.
  • Der Benutzer überweist das Geld, die Verwaltung sieht es auf dem Bankkonto und bestätigt den Zahlungseingang im Reitbuch.
  • Mit der Bestätigung wird die offene Zahlung in den Status "Bezahlt" gesetzt.
  • Da es die einzige Zahlung ist, wird auch gleich die Rechnung in den Status "Bezahlt" gesetzt.
  • Mit dem Statuswechsel der Rechnung werden auch alle enthaltenen Karten bestätigt. In diesem Fall ist das nur das bestellte Wertkartenguthaben - der Benutzer erhält sein Guthaben gutgeschrieben.

Es können einer oder mehrere Rechnungs- oder Sammelläufe definiert werden, die einmal im Monat alle offenen Karten einsammeln, die diesem Rechnungslauf zugeordnet sind. Dies bietet sich insbesondere für wiederkehrende Vereinbarungen an wie z.B. Vertragsguthaben oder Boxenmieten. Der Ablauf sieht dann wie folgt aus:

  • Das System prüft automatisch jede Nacht alle Verträge, ob eine Karte für einen Zeitabschnitt fällig wird. Standardmäßig werden Monatskarten zum 1. des Monats fällig, also in der Nacht zum 01.09. wird die Gebühr für September als Karte gezogen (andere Fälligkeiten sind konfigurierbar).
  • Der RE-Lauf 1 ist standardmäßig ebenfalls auf den 1. des Monats eingestellt und erfolgt nach der Fälligkeitsprüfung. Er sammelt alle offenen Karten des Benutzers ein. Hat der Benutzer mehrere Monatskarten, so landen diese als mehrere Rechnungspositionen auf einer gemeinsamen Rechnung. Beim Gebührenmodell "Auf Rechnung" ergibt jede einzelne Terminteilnahme eine Rechnungsposition. Bitte beachten:
    • Sind durch nachträgliches Anlegen oder Ändern auch offene Karten für frühere Zeitabschnitte entstanden, so werden diese auch mit eingesammelt. Dies ist durchaus Absicht, damit nichts unbezahlt bleibt, kann aber zu unerwartet hohen Rechnungen führen. Wenn Sie beispielsweise Anfang August (nach dem RE-Lauf) einen Vertrag zum 01.08. beginnen lassen, so entsteht eine offene Karte für den August. Haben Sie die Gebühr für den August gleich direkt bar kassiert, aber dies dem System nicht mitgeteilt, so landet die August-Karte gemeinsam mit der September-Karte auf der Rechnung am 01.09. Sie sollten in diesem Fall vorab im August manuell eine Rechnung ziehen und gleich als bezahlt bestätigen, damit der August als bezahlt gebucht ist.
    • Wenn Sie aus buchhalterischen Gründen z.B. Boxenmieten nicht auf der gleichen Rechnung haben möchten wie die Reitschulgebühren, dann kann man entweder die Pensionsgebühren einem anderen Rechnungslauf zuweisen (erhält dann eigene Rechnungsnummer) oder - wenn Pension und Schule wirtschaftlich getrennte Betriebe sind - verschiedene Rechnungssteller anlegen und zuweisen (erhält dann auch anderen Rechnungskopf).
  • Für diese regelmäßig wiederkehrende Zahlungsvorgänge bietet sich Lastschrift als Zahlart an. Beachten Sie dazu die Ausführungen im Kapitel SEPA-Lastschrift.
  • Nach erfolgreichem Lastschrift-Einzug bestätigen Sie im SEPA-Dialog den Zahlungseingang. Bei Rechnungen, die bar oder per Überweisung bezahlt wurden, bestätigen Sie den Zahlungseingang im Dialog Abrechnung > Rechnungen. Je nach Einstellungen hat der Benutzer auch die Möglichkeit, die offenen Rechnungen in seinem Konto direkt per PayPal zu bezahlen, der Zahlungseingang wird hier automatisch bestätigt. Siehe auch Kapitel PayPal.
  • Mit der Bestätigung des Zahlungseingangs werden die Zahlung, die Rechnung und die enthaltenen Karten auf "bezahlt" gebucht.